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Le fonctionnement en réseau de PAPYRUS permet le déploiement de licences sur
site
Données Papyrus est un logiciel offrant la possibilité de stocker
tous types de documents quelque soit leur format.
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Logiciel MicroScan
Scanner au lieu de Photocopier Le zéro papier est un mythe, en effet le document original restera, mais on supprimera toutes ses copies. On remplacera ces dernières par leurs images scannées.
Ne circulera que la Copie électronique du document Devis
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* Affection d’un délai de réponse par défaut Il est possible d’affecter un délai par défaut pour chaque type de documents
* Gestion des accusés de réception * Affichage d’une fenêtre avec le numéro Chrono
* Possibilité de gérer les contrôles par la personne chargée de la réponse * Nouveau bouton dupliquer dans la gestion des arrivées ou des départs * Gestion des répertoires de Scan des machines Multifonctions *
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Logiciel PAPYRUS

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Gestion du courrier - archivage courrier - ged - enregistrement courrier
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La Gestion et le Suivi du courrier associés à l'Archivage électronique des documents

Papyrus gère "le suivi chrono" et le "classement des courriers" - ARRIVANT/SORTANT " par services et toute la correspondance liée aux dossiers enregistés. De même vous maîtrisez le suivi de la distribution
aux services
et aux utilisateurs de l'entreprise.
Fonctionnalités |
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- Compteur automatique, avec personnalisation de ce dernier
- Bouton Export vers Excel dans les courriers Arrivés et départ
- Possibilité
par un simple double clic sur la zone de l’expéditeur, d’accéder
directement à son dossier
- Possibilité
de protéger une table attachée par mot de passe
- Possibilité
de crypter une base de donnée
- Gestion et suivi des mails
- Contrôle et compteur d’envoi de mail : Afin d’assurer une meilleure traçabilité, pour chaque liste d’envoi de mail, il existe un contrôle d’envoi de mail avec en plus un compteur.
Si l’icône de l’enveloppe n’apparaît pas cela signifie que le courrier n’a pas été expédié.
- Routage par mail de la pièce jointe, si le document
arrivé est scanné
il est distribué automatiquement
- Recherche Full Texte dans courriers arrivés et
départ
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Filtre dans Gestion des arrivées
- Bouton de Contrôle dans la gestion des arrivées
- Gestion
des modèles de documents
- Gestion
des lieux avec plan d’accès
- Sécurité : gestion des profils d’utilisateur
- Liste des courriers départ champ mettant en évidence (couleur Rouge) les courriers annulés
- Table : Service ou contact Externe - Dans les formulaires Arrivée et Départ onglet Référence externe
Permet de maintenir une liste de destinataires extérieurs à la société
- Onglet : Document associés : Depuis les courriers arrivés ou départ, il est possible d’archiver plusieurs documents dans un même chrono.
Dans le bas de l’écran, la pièce attachée reste valide, ce document constitue le document principal. Il est possible d’archiver d’autres documents associés à ce courrier. Pour associé un document
il suffit de cliquer sur le bouton : Création d’un document associé à cette arrivée Le bouton Détail permet de visualiser la fiche du document et de modifier ces derniers Le bouton voir permet la visualisation du document
- Double clic sur les entêtes de colonne
Dans tous les formulaires du type liste, un double clic sur les entêtes des colonnes actionne un tri croissant ou décroissant sur la colonne sélectionnée.
- Ajout d'un filtre sur le type de document
Dans la Gestion des arrivées et dans la Gestion des départs, nouveau filtre : Sélection sur le type de documents
- Filtre sur l'objet du document
Depuis le bouton Filtrer du formulaire Gestion des arrivées ou Gestion des départs, le formulaire de filtre permet dans la première partie de filtrer Sur le Nom du correspondant
(raison sociale) , la ville ou le numéro chrono du courrier
- Possibilité de faire apparaître la fonction export depuis le menu général
Cette fonction est réservée aux administrateurs.
- Gestion des contrats dans la fiche correspondant
Il est possible d’associer un ou plusieurs contrats à un client
Bon à savoir :
ajouter une annotation sur certains courriers ?
Oui et cette fonction est du type "mémo", sans limitation dans la saisie, et il est possible depuis le bouton filtre d’afficher une fenêtre de recherche pour retrouver un mot ou partie de mot contenue dans cet objet, par exemple une référence de courrier, une date, etc….
Fonctions de recherches sur Papyrus Micro Courrier très intéressantes
Il est possible de " chercher un courrier sur la partie d’un mot contenu dans l’objet"
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Déplacement du document Scan dans le répertoire d’archive * Adaptation des répertoires par défaut à Papyrus *
A chaque service il sera associé deux répertoires - Répertoire des scans par défaut - Répertoire d’archivage par défaut
* Gestion des utilisateurs * Gestion de la sécurité * Verrouillage des courriers - Possibilité de verrouiller les courriers Arrivée et Départ
* Activation des unités d’organisation * Gestion des Unités d’organisation * U.O prioritaire * Les droits des utilisateurs Papyrus * Géo localisation du correspondant * Fonction publipostage - Envoi d’un courrier type à tous les correspondants - Envoi d’une lettre à un contact -Création des lettres
types pour le publipostage
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