la Gestion et le Suivi du courrier associés à
l'Archivage électronique des documents
 
 

COURRIER  ARRIVEE

Courrier Arrivée/Courrier Départ : 4 onglets

Zone courrier arrivée - zone 1 : Entre autres fonctionnalités :
- Contient les caractéristiques du courrier : Son expéditeur, les dates, le type de document etc.
- Liste des contacts
- Gestion des réclamations
- Sous formulaire faisant apparaître la liste des contacts avec possibilité de les sélectionner

Dans la partie type de document,
- Champ oui/non Réclamation + table motif réclamation
- Champ détail réclamation

Dans la partie droite du menu général :
Ajout du bouton gestion des réclamations  (à voir le traitement spécifique)

Distribution : zone 2

- Services : liste des services à qui le courrier a été distribué
- Diffusion par mail : idem au niveau du personnel
- Contrôle du compteur d’envoi de mail : Afin d’assurer une meilleure traçabilité, pour chaque liste d’envoi de mail, il existe un contrôle d’envoi de mail avec en plus un compteur.

Classement : zone 3

 - Dossier : nom du dossier dans lequel le courrier  a été classé
 - Affaires : idem au niveau d'une affaire

Référence externe : zone 4

Dans les formulaires Arrivée et Départ onglet Référence  externe
Permet de maintenir une liste de destinataires extérieurs à la société 

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COURRIER  DEPART

Entre autres fonctionnalités :
- Gestion des courriers annulés
- Gestion des réclamations
- Nature de la réponse : liste déroulante : fax, lettre,téléphone,mail
- Service émetteur : table existante des services
- Titre et champ référence
- Champ oui/non Réclamation + table motif réclamation
- Détail réclamation

Ajout du champ Nature de la réponse : liste déroulante avec des valeurs : fax, lettre, téléphone, mail
Ajout des tables :  Redacteur - Secretaire - Service émetteur : table existante des services

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Il comporte en plus une zone de signataire du document. Et dans le cas ou cette personne est absente, quelles sont les personnes habilitées à signer le courrier...
En début de l'onglet, se trouve un bouton, qui permet d'ouvrir une fenêtre faisant apparaître la liste des courriers restés sans réponse